وحدة السجلات في شعبة الشؤون الإدارية مسؤولة عن تنظيم وحفظ السجلات والملفات الرسمية الخاصة بالموظفين، الطلاب، والأنشطة الأكاديمية والإدارية في الكلية. وتشمل مهامها:

• إدارة السجلات: تنظيم وحفظ السجلات الأكاديمية والإدارية بشكل منظم وآمن لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• إدخال البيانات: إدخال البيانات المتعلقة بالموظفين والطلاب بشكل دقيق في الأنظمة الإلكترونية أو السجلات الورقية.
• تحديث السجلات: متابعة تحديث السجلات بانتظام مثل تعديل المعلومات الشخصية، الأكاديمية، أو الوظيفية عند حدوث تغييرات.
• حفظ المستندات الرسمية: حفظ الوثائق الهامة مثل العقود، الشهادات، ومراسلات الكلية بشكل آمن وفقًا للأنظمة المعتمدة.
• إجراء الأرشفة: أرشفة السجلات القديمة بطريقة تضمن الحفاظ عليها، مع ضمان أن السجلات الحديثة تظل قابلة للوصول بسهولة.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى: التنسيق مع الأقسام المختلفة لتبادل السجلات والملفات اللازمة لإنجاز الأعمال الإدارية.
• إعداد التقارير: تقديم تقارير دورية حول حالة السجلات وملفات الموظفين والطلاب.

تسهم هذه الوحدة في ضمان حفظ البيانات بشكل آمن ومرتب، مما يساعد في تسهيل عمليات البحث والإجراءات الإدارية داخل الكلية.